Conférence en présentiel ou en distanciel : comment décider du bon format pour son événement d’entreprise ?

Organiser une conférence en présentiel ou en visio n'est plus une question de contrainte, mais de stratégie. Chaque format présente des avantages distincts selon vos objectifs, votre budget et votre audience. Le choix du bon dispositif repose sur plusieurs critères : la nature de votre événement, la localisation de vos participants et le type d'interaction souhaité.

Chez Premium Communication, l'agence de conférenciers française, nous accompagnons nos clients dans les deux formats pour garantir le succès de leur prise de parole, qu'elle soit physique ou digitale.

Les atouts d'une intervention en présentiel

Le format présentiel reste la référence pour créer une véritable expérience collective. L'interaction directe entre le conférencier et son audience génère une dynamique unique. Les échanges de regards, la gestuelle et l'énergie de la salle créent une connexion authentique difficile à reproduire à distance.

Cette proximité physique favorise un engagement émotionnel supérieur. Les participants retiennent mieux le message délivré et se sentent davantage impliqués dans l'événement. Le réseautage entre collaborateurs ou partenaires se fait naturellement, avant, pendant et après la conférence. Ces moments informels sont souvent aussi précieux que l'intervention elle-même.

Les grands événements corporates privilégient généralement ce format. Conventions annuelles, congrès ou séminaires de direction tirent pleinement parti de la dimension collective du présentiel. Pour les structures en full remote, organiser une conférence physique devient l'occasion idéale de rassembler les équipes. C'est un moment rare où les collaborateurs se côtoient réellement et renforcent leur sentiment d'appartenance.

Toutefois, le présentiel comporte des contraintes. La logistique peut s'avérer complexe : réservation de salle, équipements techniques, accueil des participants. Les coûts sont plus élevés. Il faut prévoir la location d’un lieu et les frais de déplacement pour les collaborateurs, sans compter l’offre de restauration très appréciée par les convives. Certains gardent également un souvenir mitigé des visioconférences imposées pendant la période Covid, ce qui renforce l'attrait du face-à-face.

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Premium Communication prend en charge toute la logistique concernant l'intervenant jusqu'au jour J. Notre équipe gère les déplacements, la contractualisation et la coordination technique, vous permettant de vous concentrer sur les autres aspects de votre événement.

Les bénéfices d'une conférence en visio

Le webinaire ou la visioconférence offre une accessibilité incomparable. Vous pouvez toucher une audience géographiquement dispersée sans contrainte de déplacement. Un collaborateur à Marseille, un client à Lille et un partenaire à Strasbourg assistent au même événement simultanément.

La flexibilité d'organisation représente un atout majeur. Les délais de préparation sont réduits, et l'agenda du conférencier s'en trouve facilité. Un expert peut intervenir depuis son bureau sans mobiliser une journée entière pour les déplacements. Cette souplesse permet souvent de solliciter des personnalités qui n'auraient pas accepté un déplacement.

Les économies réalisées sont significatives. Pas de location de salle, pas de frais de transport ni d'hébergement. Le budget alloué à l'événement se concentre sur l'essentiel : la qualité de l'animateur et du contenu. 

Bon à savoir 💡Les budgets pour un conférencier en distanciel sont en général de 30 % à 40 % inférieurs à ceux d’un événement en présentiel. 

Les outils digitaux modernes enrichissent l'expérience. Les sondages en direct, le chat et les sessions de questions-réponses favorisent l'interaction malgré la distance. Les données collectées permettent ensuite de mesurer l'engagement réel des participants et l'enregistrement de la session permet une diffusion ultérieure, multipliant la portée de votre message.

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Les limites des webinaires en entreprise

Le distanciel présente néanmoins des limites. L'attention du public décroît plus rapidement qu'en présentiel. Cela présuppose de la part de l’intervenant une réelle capacité à captiver l’audience derrière un écran.

Certaines thématiques de conférence sont plus impactantes en présentiel qu’en ligne. Les sujets qui peuvent s’apparenter à de la formation, comme le marketing, la vente ou le management, peuvent avoir comme effet d’endormir l’audience. Pour de tels sujets, il est préférable d’envisager une intervention en présentiel.

En revanche, il existe des sujets pour lesquels l’écran n’est pas un frein, au contraire. Les thèmes qui font s’évader et rêver l’auditoire, comme le spatial avec une conférence d’astronaute comme Jean-François Clervoy, ne souffrent aucunement d’une transmission visio. Le dispositif, qui rappelle celui vécu par l’intervenant en mission dans l’espace, renforce le discours. 

Si vous avez un doute, contactez les équipes de notre agence de conférenciers, elles sauront vous conseiller sur les thématiques à privilégier pour un événement en distanciel. 

Les problèmes de connexion technique peuvent perturber l'expérience. Assurez-vous que les personnes qui suivront l’événement en ligne disposent d’une connexion Internet suffisante pour suivre l’intervention sans coupure.

Chez Premium Communication, nous avons adapté nos processus aux webinaires. Notre catalogue de plus de 3 000 personnalités inclut de nombreux experts rompus aux prises de parole en distanciel.

Les critères pour faire votre choix

Plusieurs questions doivent guider votre décision :

• Quel est votre budget disponible ? Le présentiel nécessite un investissement plus conséquent. Le distanciel optimise les ressources financières.

• Où se trouve votre public cible ? Une audience locale favorise le présentiel. Des participants répartis nationalement ou internationalement orientent vers la visio.

• Quel est l'objectif de l'événement ? Un team-building ou une convention annuelle gagne à être organisé en présentiel pour créer du lien. Une formation technique ou un congrès informatif fonctionne très bien en distanciel.

• Quelle taille d'audience visez-vous ? Les petits groupes (moins de 50 personnes) bénéficient pleinement du présentiel. Les grands effectifs (plusieurs centaines) sont plus faciles à gérer en ligne.

• Quel niveau d'interaction souhaitez-vous ? Des ateliers participatifs requièrent la proximité physique. Une conférence descendante s'accommode du format digital.

• Quel est votre calendrier de préparation ? Un événement dans trois mois se prépare mieux en présentiel. Un besoin urgent dans quinze jours favorise la visio.

Votre choix découle de l'arbitrage entre ces différents paramètres. Un séminaire de direction avec 30 cadres pour renforcer la cohésion d'équipe ? Le présentiel s'impose. Une conférence sur l'intelligence artificielle destinée à 200 collaborateurs répartis sur dix sites ? Le distanciel devient évident.

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L'équipe de Premium Communication vous accompagne dès le briefing pour identifier le format optimal. Notre connaissance des intervenants et notre expérience de plus de 3 000 conférences nous permettent de vous conseiller efficacement.

Le format hybride, une troisième voie

Le format hybride, appelé aussi phygital, combine présentiel et diffusion en direct. Une partie de l'audience assiste physiquement à la conférence, tandis que d'autres participants suivent à distance via streaming. Cette solution offre le meilleur des deux mondes.

Vous conservez le côté prestigieux de l'événement live tout en élargissant votre portée. Les collaborateurs impossibles à mobiliser physiquement restent inclus dans l'expérience collective. L'entreprise démontre sa capacité à innover tout en respectant les contraintes de chacun.

Les défis techniques ne doivent pas être sous-estimés. La qualité du streaming, la gestion du son et l'éclairage nécessitent un accompagnement par des professionnels expérimentés. Un prestataire technique spécialisé devient indispensable pour garantir une expérience fluide.

Sur le plan organisationnel, le conférencier doit adapter son intervention. Il doit garder à l'esprit qu'une partie de l'audience n'est pas dans la salle. Inclure régulièrement les participants distants dans le dispositif évite leur décrochage. Des écrans affichant les questions du chat ou des interventions vidéo des connectés maintiennent le lien.

Ce format convient particulièrement aux conventions annuelles, aux congrès sectoriels ou aux lancements de produits. Il maximise la visibilité de votre message sans exclure personne.

Faites le bon choix pour votre événement corporate

Le choix entre présentiel, distanciel ou hybride dépend de vos objectifs spécifiques et de vos contraintes. Chaque format permet de délivrer un message impactant lorsqu'il est bien orchestré. L'essentiel réside dans la sélection du bon intervenant : une personnalité pertinente captivera votre audience quel que soit le dispositif choisi.

Depuis 2011, Premium Communication facilite l'organisation de conférences partout en France et dans le monde. Notre expertise des deux formats et notre catalogue de plus de 3 000 experts garantissent la réussite de votre projet. Notre équipe gère l'intégralité du processus, de la sélection à la réalisation.

Vous hésitez encore sur le format adapté à votre prochain événement ? Vous recherchez l'intervenant idéal pour votre conférence en présentiel ou en visio ? Contactez-nous via notre formulaire. Nous analyserons vos besoins et vous proposerons une sélection de personnalités parfaitement alignées avec vos objectifs.